BUENAS
PRÁCTICAS EN EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO
Aunque la mayoría de los usuarios del Liceo
Campestre de Pereira tienen una amplia experiencia en el uso del correo
electrónico, es conveniente tener en cuenta una serie de normas para su
correcto uso:
No Responder al Correo NO Solicitado
Responder al correo
no solicitado (Spam) es una forma de aumentar la cantidad de correo
basura en nuestro buzón ya que indica al remitente que la cuenta es leída. Los
mensajes no deseados (incluidos los que contiene o contenían virus) deben
borrarse inmediatamente.
No Abrir Archivos que NO Esperamos
Aunque procedan aparentemente de personas conocidas
no debemos abrir mensajes no esperados
que contengan adjuntos ya que puede tratarse de virus. Aunque el programa de Antivirus los haya
limpiado es bueno tener esta costumbre.
No Difundir Correo NO Solicitado
No reenvíe correo
no solicitado (cadenas de mensajes, publicidad, rumores y engaños (por
ejemplo sobre virus),… Hoax). Solo está
contribuyendo a aumentar el correo no solicitado entre sus contactos.
(Hoax: Mensaje de correo electrónico con contenido
falso o engañoso y normalmente distribuido en cadena).
No envíe Mensajes a Muchas Personas en el campo
"Para"
Si envía un correo a una larga lista de personas en
el campo "PARA" está contribuyendo a que estas personas reciban más
correo no solicitado. Además puede que algunos de ellos no deseen que su
dirección sea conocida por terceras personas. Utilice para ello el campo “CCO”
(copia oculta).
Dar Nuestra Dirección con Moderación.
No proporcione su dirección de correo en sitios Web
de dudosa reputación, de poca confianza o que puedan enviarle publicidad no
deseada. Debe estar atento al rellenar formularios Web para no indicar - sin
saberlo - que quiere recibir publicidad. Es una buena idea disponer de una
cuenta gratuita para registrarnos en este tipo de sitios.
Diferenciar entre Correo Profesional y Personal.
Obtenga una cuenta de correo electrónico para
asuntos personales. De esta forma podrá reducir el volumen de correo de su
buzón profesional del Colegio, manteniendo éste para fines adecuados.
Usar un Estilo de Redacción Adecuado al
Destinatario.
La forma de redacción debe adecuarse al
destinatario. No escriba en mayúsculas ya que implica gritar. Utilice los smile’s
(símbolos de caras) con moderación y nunca en un mensaje formal. No utilice la
arroba (@) como sustituto del género neutro. Si el contenido de un mensaje le
irrita, no conteste de forma inmediata, haga antes una pausa. Tenga en cuenta
que se trata de comunicación escrita.
Limite el Tamaño de los Mensajes y el Uso de Adjuntos.
El correo electrónico no es el mecanismo adecuado
para transferir archivos. Tenga en cuenta que el destinatario puede tener
problemas para leerlos, bien por su excesivo tamaño o porque el tipo de archivo
(.exe, .vbs, etc.) puede estar prohibido en el sistema receptor. Como
alternativa y para enviar mensajes grandes puede usar el servicio de Compartir
Archivos que ofrecen aplicaciones como Dropbox, Microsoft One Drive, Google Drive,
etc.
Cuando enviemos un archivo adjunto se recomienda indicar
en el texto del mensaje cuál es su contenido y su propósito para evitar que el
destinatario sospeche de que se trata de un virus.
Incluya un "Asunto" del Mensaje
Indique en el campo "Asunto" una frase
descriptiva del mensaje. Esto facilita la clasificación, recuperación y lectura
al destinatario y constituye una norma de cortesía.
Limite el Tamaño de las Firmas Automáticas
Las firmas automáticas y otro tipo de texto de
inclusión automática debe ser lo más esquemáticas posibles. No incluya imágenes
o información innecesaria. Limítelo a sus datos de contacto esenciales.
Tenga presente si quiere que estos datos sean
visibles cuando escribe a ciertas personas o a listas de distribución. En el
lado opuesto nunca deje de identificarse con nombre y apellidos cuando nos
dirigimos a personas desconocidas.
No Utilice Estilos ni Adornos Innecesarios
Limite el uso de mensajes en formato HTML cuando
sea estrictamente necesario para una mejor organización del texto. No utilice
estilos con fondos de mensaje ya que recargan (en todos los sentidos) el correo
y pueden provocar problemas en el destinatario.
Respete la Privacidad de los Mensajes y el Destinatario
No reenvíe mensajes destinados a usted sin el
permiso del remitente, sobre todo aquellos con contenido conflictivo o
confidencial. No abuse de nuevas funcionalidades como el "Aviso de Lectura",
su eficacia práctica es escasa y puede suponer una intromisión en la privacidad
del destinatario.
No divulgue la dirección de una persona a terceros
sin su permiso. No publique direcciones de correo en una web sin permiso del
titular.